中学受験 調査書の小学校へ依頼の仕方と依頼文の書き方。

中学受験 調査書

中学受験では塾弁や塾への送迎以外に親がすることはたくさんあります。

中でも願書の記入や調査書を先生の御願いするのはとっても緊張しますよね。

そこで、小学校の先生に調査書作成のお願いの仕方や依頼文の書き方についてまとめました。

きちんとお願いして、安心して調査書を書いていただけたら、子供の中学受験の最高のお守りになるかと思います。ぜひ参考になさってくださいね。

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中学受験の調査書の作成はいつ頃お願いしたらいいの?

中学校受験において、国立や一部の私立の中学校では内申書や調査書を小学校で作成してもらい、それを願書に添えて出願するところがあります。

特に、国立では調査書や内申書の内容が合否の判断に影響するために、そのために子供自身も学校生活や学習を頑張っているでしょうし、親も「いい内容で書いて欲しい」と願っていることでしょう。

秋が過ぎると説明会などで願書など必要書類を入手し、その説明会で「調査書」についての説明も受けます。

それぞれの中学校で調査書の用紙やフォーム、作成や送付の注意点があるので、聞き漏らさないように、ちょっとでもわからない点があれば質問し、確認しておくようにしましょう。

中学受験の調査書の作成はいつ頃?

そして、いよいよ子供の通う小学校へ調査書の作成を依頼することになります。

でも、この依頼の時期はいつ頃がいいのでしょうか?

ほとんどの中学校の調査書や内申書は「小6二学期までの評価と内容」となっていると思います。

ですから9月に願書をいただいて、すぐに小学校へ依頼しに行っても、調査書が紛失してもいけないですし、依頼された学校側も保管に気を遣うという「余計な仕事」が増えることになります。

中学受験 調査書の小学校へ依頼の仕方

中学受験の調査書の作成はいつ頃がベスト?

我が家のケースでは小学校から

「中学受験をする人で調査書や内申書作成が必要な人は早めに持ってきてくださいね」
という連絡が帰りの会であったそうです。

秋の運動会、修学旅行、遠足などイベントごとが一通り終わったころ11月の半ばだったと思います。

この頃になると学校もひと段落ち着くので、書類作成の余裕もできてくるでしょうし、何よりも文書の紛失のリスクが減るのだと思います。

11月の後半までにお願いするといいと思います。

12月には小学校で個人面談もある学校も多いと思います。この時に手渡しする保護者もいらっしゃいました。

その時に手渡すのでは遅い場合は事前に連絡したうえで子供が持参し先生に手渡し、懇談で「お手数をおかけして恐縮ではございますが、調査書の作成を宜しくお願いします」とお伝えするのがベストだと思います。

また、11月後半から12月の初めは塾でも志望校の最終決定面談などもあり、そこで決定してからお願いしようというご家庭もあるかと思います。

それに受験校をギリギリまで悩んでいるお子さんも多いことでしょう。

そんな時でも念のため調査書は用意して、小学校へ依頼しておくほうがいいと思います。

ママ友の知り合いで、ギリギリに志望校を変えて、冬休みまであと数日という直前に調査書をお願いした人がいました。

きちんと依頼文も添えて、「子供がどうしても諦めきれないから、受験校を直前に変えました。こんな直前にお願いして誠に恐縮ですが宜しくお願いいたします。お手数をおかけして申し訳ございません」と説明をされたようですが、やはり「もう少し早くお願いしてください」と少々叱責されたそうで、「内容は大丈夫だろうか・・・」と不安になったそう。

中学受験の調査書の作成は先生は業務外

この調査書や内申書の作成は、小学校の先生の「通常の業務」ではありません。

余計な仕事として、中学受験する子供の為に書類作成をしてくださるのです。

ですから、冬休み直前の多忙な時期に急遽お願いするよりは、受けなかったら不必要になったとしても、念のために調査書は余裕を持ってお願いしておいたほうがいいでしょう。

中学受験 調査書

中学校受験 調査書の依頼は誰にどうやってお願いするの?受取りは?

願書も用意し、調査書の用紙も用意し、次はいよいよ小学校へ調査書の作成を依頼しよう!

と思ったものの、ここで少し不安になる方も多いことでしょう。

ポイント 調査書の作成のお願いはどうやってするの?
ポイント 保護者が学校へ持参してお願いするほうがいいの?
ポイント 受取りは保護者が行くべき?
ポイント 依頼文やお礼のお菓子などもいるの?

疑問が浮かんできますよね。

これも、学校によって事情が違うと思うので、同じ小学校の中学受験経験者のママさんに情報収集しておくと安心です。

我が家の場合

調査書は子供が小学校に持って行き、連絡ケースに入れて先生に手渡しました。
受け取りは、先生から連絡をいただいた指定の日時に保護者が受け取りに行きました。

まとめるとこんな感じでした。

調査書の作成のお願いはどうやってするの?

では、もう少し詳しくお話ししますね。

先のお話ししたように、11月の半ば過ぎに担任の先生から
「中学受験をする人で内申書や調査書が必要な人は早めに出して下さいね。今年は受験生が多いようなので、書類を綺麗に書こうと先生も努力するので、時間がかかります。宜しくお願いします」

と、早く出して欲しい理由もお話しして下さったようです。

特に、国立受験が多かったので、調査書だけでなく、内申書が必要なので、2学期の成績を作成してから、調査書や内申書の成績表を書かれるのだと推測しました。

先生の業務がたくさん増えてしまって、申し訳ないなあ・・・と思ってしまいました。

子供の話によると、ほとんど12月の初めまでには、子供が学校へ持参してきたようです。
皆、連絡ケースに入れて先生にお願いしますと渡していたそう。

ただ、この調査書の依頼のタイミング、地域によって差もあるようです。国立の出願が早い地域では10月に作成依頼し、11月末に受け取り12月の中旬までに出願というところもあるようです。
我が家の地域の中学のほどんどは、2学期までの出席日数や成績が求められるので、12月の冬休み前に受け取りというケースが多いようでした。

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中学校受験 調査書の依頼の流れ

中学受験 調査書依頼 我が家の場合

ポイント 連絡帳に調査書を持参させていますと書きました。

ポイント 調査書一式に依頼文も添えて、無地の別封筒に入れて封をし、折れないようにクリアケースに入れました。

ポイント そのクリアケースを連絡帳と一緒に連絡ケースに入れて持参。

ポイント 子供には両手で、お願いしますという事!と伝えておきました。

また、その後に懇談があったので、その時に
「ご多忙のところ、誠に恐縮ですが、先日お願いしました内申書、調査書の作成、宜しくお願いいたします。」
と、お礼とお願いをしました。

我が子はとっても雑なので、ランドセルの中で連絡ケースがぐしゃぐしゃにならないか心配でしたし、好奇心に駆られて調査書ってどんな内容だろうと友達と見ても困るので、前述のように、別封筒に封をして、折れやシワができないようにクリアケースに入れて連絡ケースに入れました。

連絡帳にも、「調査書を持参しております。御多忙のところ、誠に恐縮でございますが、調査書のご記入宜しくお願い申し上げます。」という一筆を依頼文とは別に書きました。

中学校受験 調査書の受け取りは学校によって違う。

受け取りに関しては、小学校によって、違いがあるようです。

ポイント 面談時に保護者に手渡しされた。
ポイント 学校の指定日時に保護者が受け取りに行った。
ポイント 学校の指定日時に保護者と子供が一緒に受け取りに行った。
ポイント 子供に連絡帳に入れて返却された。

など、受け取りに関しては学校によって様々。

調査書をお願いする際にも、学校によっては

ポイント 保護者が持参して、事務局に出してください。
ポイント 保護者が持参して、担任にお渡しください。

と、学校の事務的なこと、業務的なことから事情もあるようです。

もし、我が家のケースのように、先生からご案内がない場合は、連絡帳などで、先生に調査書の依頼の仕方について確認されたほうがいいと思います。

会議や他の業務で御多忙の中、調査書持参の保護者が放課後に毎日行っては先生の業務に差し障りが出てしまいます。

一方、重要書類なので、保護者が持参すべきという学校もあるようです。

本当に学校によって違うようなので、確認するのが一番だと思いますよ。

小学校によって事情が違うので、担任先生に確認して、依頼するのがベストでしょう。

その時に、受け取りの方法についても確認しておくといいと思います。

調査書をお願いするのは誰?

また、調査書をお願いするのは誰か?という点についてですが、調査書は「〇〇校長様 6年ご担任」などと書いてあると思います。

でも、作成は担任の先生がされるので、担任の先生にお願いするといいでしょう。

我が家は先にお話ししたように、調査書をお願いする依頼文も添えて別封筒に一式を入れてお願いしました。

お礼のお菓子などは公立ですから、厳禁でした。

もしかすると、私立小学校などでは事情が違うかもしれませんので、この辺りの事情も、中学受験先輩のママ友に確認しておくほうがいいでしょう。

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中学受験 まとめ

中学受験 調査書の依頼文の書き方

我が家の場合は、担任の先生から調査書に関しての持参時期などの連絡がありましたが、友人の学校は中学受験率が高いためかお知らせがプリントとして渡されたようです。

そして、そのプリントに沿ってお願いしたそう。

我が家のケースでは口頭での説明だったので
連絡帳には
「調査書を持参させています」という持参させているという連絡を。
調査書の依頼は
「調査書のお願い」という依頼文を添えました。

調査書依頼文の文例

いざ、依頼文を書こうと思って悩んだので、同じように悩んでいる方の参考の為に、調査書依頼文の文例をいくつかご紹介しますね。

まずは、連絡帳にはこう書きました。

〇〇先生
いつもご指導いただき有難うございます。
〇〇中学の調査書を持参しておりますので、御多忙のところ恐縮ですが、宜しくお願い致します。

調査書の依頼文は

拝啓
寒さが日々厳しい季節となってきました。

●●先生にはいつもお世話になっております。
さて、先日ご相談させていただいた、太郎の進路についてですが、色々家族で検討し、話し合った結果、□中学を受験させることになりました。

地域の中学校で学ぶことも考えたのですが、本人が□中学を受験したいとの強い希望から、私達家族も太郎の意思を尊重することにいたしました。

つきましては、大変お手数ではございますが、□中学へ提出する調査書の作成をお願いしたいと存じます。
〇月〇日から〇日まで出願期間のため、〇日までに作成していただけますと幸いです。

御多忙のところ、誠に恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い申し上げます。

敬具

こんな感じで書きました。

地域的に、公立中学進学も多いので、「本人の強い希望」ということも入れておきました。

また、何日までに調査書が必要ということも伝える必要がありますが、通常業務でない調査書を依頼するので、入試の出願期間をお伝えして、先生に調査書の締め切りを間接的に念を押してお伝えするようにしました。

調査書は、特に国立中学では合否も左右するほど重要なものなので、依頼する際に先生が不快に思われないようにお願いすることが重要だと思います。

特に2学期は行事も多くお忙しい中、「通常業務でない」調査書の作成をお願いするのですから、懇談や連絡帳、お電話で事前に説明して、依頼文などを添えてお願いすると安心だと思います。

少しでも先生に「気持ちよく書いていただけるよう」に、ちょっとした気配りをするのも、親ができる中学受験の大切なサポートの一つですね。

いきなり子供に手渡しさせてお願いするのではなく、事前に中学受験をすることをお伝えしておき、電話や連絡帳で持参させることを伝えましょう。

そして、ここは手を抜かずに、一筆添えるか、依頼文を添えるかして、きちんと誠意をもってお願いするようにしましょう。

様々な文面があると思いますが

ポイント いつも子供がお世話になっているというお礼の気持ち。
ポイント ご多忙の中、調査書の作成をお願いして申し訳ないという気持ち。
ポイント 〇日までに調査書が必要だという、調査書を受け取る期日。

この三点を必ず入れるようにしておきましょう。

中学受験 調査書の小学校へ依頼の仕方のまとめ

中学受験において、調査書や内申書を出願時に提出する中学校もあります。

特に国立中学では内心や調査書の内容が合否の審査に影響を与えます。

先生に通常の業務でない調査書の作成を依頼するのですから、少しでも気持ちよく書いていただけるよう、事前に連絡したり依頼文を添えたりして感謝と誠意の気持ちを持ちお願いするようにしましょう。

また、調査書を学校に渡す方法は学校の事情にもよりますので、事前に確認して、指定の方法で渡すようにしましょう。

同様に、受け取りに関しても確認を忘れないようにしてくださいね。

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